効果的な時間管理に必要な3つの要素

time

GTDをご存知ですか?

GTDとは、Getting things Doneの略であり、

「煩雑な情報社会において、自分のやるべきこと全てを定義し、終わりを明確にする」というものです。

簡単に流れを申し上げますと

1.頭の中にある、気になること、やることを全て一つの紙に書き出す

2.それぞれがどうしたら「達成」となるかイメージする

3.定期的に見返し、追加し、終わったものには印をつける

それだけでは、第2領域の出来事に集中して終わらすことが出来ません。確かに、効率的にタスクをこなすことが出来ますが、時間は限られたものであるし、只でさえ仕事に掛ける時間は少なくし、不要なことは行いたくないですよね?

※勿論、GTDにも、重要事項に関する項目がありますが、ここでは7つの習慣を用いて説明させて頂きます。

7つの習慣「第三の習慣」では、時間管理に重要なものをこのように書いています。

「効果的な時間管理の本質は優先課題を中心に計画し、実行すること 」

※前回の記事、緊急性と重要性であなたもスーパーサイヤ人

さて、優先課題を中心に計画する。そのコツとは?

今回の記事は

効果的な時間管理に必要な3つの要素

そのためには以下の3つが必要だと書いています。

1.優先順位

2.その優先順位を中心に計画する

3.計画に基づき行動するように自分を律する

その3つを達成するために、大前提となるのが、ミッションステートメントの確立。

個人的なミッションステートメントが確立されなければ、優先順位を作ることは愚か、努力を継続させることが出来ない

そのミッションステートメントから、自分の生活の中での役割の目標を掲げます。

例えば、

学生として

社会人として

恋人として

友人として

息子として

夫として

そうすることで、自然と、優先順位化された行動に繋がる。

その目標が達成できるように、日々のタスクをスケジュール化することで、上記の3つを達成することが出来る。

日々の対応に応じリスケする

1日単位のスケジュールにしてしまうと、スケジュールに支配された人間になってしまう。例えば、急な出来事が起こった際に、リスケするのが難しくなる。

リスケが出来るようにするポイントは、週単位でスケジュールを掲げるということ。週単位であれば、突然の来訪にも対応して、リスケすることが可能である。自分が大事だと思うことだけでなく、行動の選択によってどういうことが起こるかを考えて行動することが出来る。つまり、原則に忠実になれる。それでも・・・

時間は圧倒的に足りません。その際に必要なことが・・・

デレゲーションを用いる。デレゲーションとは、人に任せるということ。人に任せることで、自分の時間を確保し、その人の能力も向上することが出来る。

人に任せる場合は効果を考える。自分でやった方が早いなど考え、自分でやった方がいい結果が得れると考え、他の人に仕事を任せるのを嫌がる。

「あれをやれ!」「これをするな!」というのは、デレゲーションとしてはレベルが低い。

高いデレゲーションといううのは結果に焦点を合わす。理想的な結果を共有し、守らなければならないルールを明確にする。使える資源や、具体的に報告、連絡、相談はいつ行うのかを設定し、やったことの結果に基づく物理的または精神的な報酬を予め決めることが大事。

優先順位を中心として行動する。緊急性ではなく、重要性こそ念頭におき、少しずつでも行動に移すことが出来れば、今とは違った生活になれる。

他の記事はこちらをクリック!

第一の習慣「人間だけに備わっていて、動物に備わっていないものとは?」

第二の習慣「人生を「はしご」と考えてみてください。(前篇)」

第二の習慣「あなたなら・・・どうする?(後篇)

第三の習慣「大きなイエスを持っていますか?(前篇)」

第三の習慣「緊急性と重要性であなたもスーパーサイヤ人

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