作業を効率化するために、私がやっている3つのこと

efficiency

勉強が進まない。やらなければいけないことを後回しにしてしまう。そういったことって、良くあることだと思います。読書会のHPですが、ブログを書いている私ですが、中々作業が進まなかったりすることも多々あります。

ここでは、そんな私が工夫している作業を効率的にするために行っていることを3つ紹介しようと思います。

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集中できる環境に行く

家にいると集中できないし、職場であると、仕事がいきなり振られたりするので、集中できません。私のお勧めは、自分なりに集中できる環境を探してそこに行くことをお勧めします。例えば、カフェに行くこともそうです。

集中できる環境は以下の要件を満たす場所だと思います。

  • 電源がある(PCで作業する場合)
  • Wifiが繋がる、携帯の電波がちゃんと入る
  • 広めで、割と空いている場所
  • 家や職場から一駅以上離れている場所

また、いつも同じところにいると、マンネリ化しやすいので、いつもとは違った場所で行うこと、発掘することも大事です。

集中できる環境を作りだすために、集中する時間を手帳に書くことも必要です。そして、集中している間に終わらせるべき作業も予め考えておくことが重要です。また、その時間帯の携帯電話の使用も極力避けるべきです。メールが来ても、放っておいても大丈夫(失礼w)な内容であれば、あえて放置して、帰りの電車の中で返信するようにしても良いと思います。

わずらわしいことになりそうなものを予め処理しておく

わずらわしいこととは、緊急な事柄に発展しそうなことです。例えば、締め切りの近い振込みや、メールの返信、プリンターが必要な作業など、折角集中できそうな環境に行っても、その集中を妨げることが怒っていまえば意味がありません。

集中を妨げるものは、予想することは簡単です。大体、わずわしくなりそうなものは、期限が決まっているものなので、期限が決まっているものは予め終わらせるように習慣をつければ、生産性を80%くらい引き上げることが出来るのが持論です。

例えば、重要なメールの返信は、何があってもその日の内に返信する習慣をつければ、その返信に煩わされることは一瞬で済みますし、期限が決まっている振込みなんかも、今であれば、ネットバンキングを活用すれば、振込み手数料も掛からずに一瞬で済ませることが容易です。

日々の時間の90%は煩わしく、生産性の無いことで時間を費やしていると言います。予め、煩わしくなりそうなものリストを作って、その対処法を予め考えておくことで、その90%の無駄な時間を節約することが出来ます。

参考に、私の煩わしくなりそうなリスト、その対処法は以下になります。

期限の決まっている振込み→ネットバンキングを使って、即振込み

メールの返信、メールへの反応→メールが来たその日に対応。対応が難しいものは上司、友達に即転送して相談(即レスは信頼を高めるので効果的)

上司、友人、家族に頼まれたこと→その日の内に終わらせる。(買い物なら、インターネットで即発注、調べものなら、インターネットを活用して調べる。)自分がやらなくて良いことは説明して、やらない方向に。時間が掛かりそうなものは、方向性を報告して、期限を長めに申告することで、相手の期待値をコントロールして、なるべく早く終わらせる。

PCの電池が無くなる。携帯の電池が無くなる→予め、電源のある場所を覚えておき、電源ケーブルと、携帯の充電器を持っていく。

大体、上記のことは、既に対応策を講じてあるので、その場で悩まずに機械的に(相手の感情は人間的に理解しながら)処理することが可能です。

作業用BGMを聞く

やる気が上がらなくて出来ない場合もあります。その場合はテンションの上がる作業用BGMを聞くことで、とりあえずペンを走らせたり、タイピングをしてみます。

例えば、この記事を書くときも、はじめは何もアイデアが出ませんでしたが、とりあえず作業用BGMを聞くことにより、適当に書いていたらいつの間にか記事になっていったっていう感じです(笑)

こんな感じで、自分なりに工夫しながらやれば、効率性をどんどんアップすることが出来るのでおすすめです。

最後まで、読んでいただきありがとうございました!
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